OPPORTUNITY:

Title: Coordinator, Amateur Championships 

Reports to: Senior Manager, Amateur Championships and Rules 

Location: Golf Canada Head Office (Flexible Hybrid 2+ day model)

Status: Full-Time

Ideal Start Date: March 2025

OVERVIEW:

The Coordinator, Amateur Championships is a motivated, self-starter who will be a key member of Golf Canada’s Amateur Championships and Rules team. They will work closely with the other members of the team to assist in conducting national amateur championships, including amateur and professional qualifiers conducted by Golf Canada. This person will also be responsible for providing administrative support in delivering Golf Canada’s Rules Education program and administering Amateur Status reinstatements. 

PRIMARY DUTIES

1. Amateur Championships 50%

• Conduct competitions on Golf Canada as the assigned Tournament Director, including National Amateur championships, NextGen championships, and amateur and professional qualifiers. Responsibilities include (but are not limited to) the following:

o Schedule pre-championship visits to host venues – as required.

o Work with local host club championship committee(s) to ensure tournament requirements are being fulfilled as outlined in the tournament manuals.

o Follow the responsibilities of the Golf Canada Tournament Director, as outlined in the tournament manuals.

o Ensure host club championship committees remain within the pre-approved championship budget and assist in securing local sponsorship to enhance certain aspects of the tournament. 

o Ensure host club volunteer requirements are fulfilled as outlined in tournament manuals.

o Complete tournament-related administration, as required.

o Ensure host clubs adhere to the contractual obligations.

o Ensure appropriate tournament information is forwarded to applicants/players.

o Administrative support for all Golf Canada amateur championship volunteers.

 

• Formulate, review and revise championship information, as required. Items may include (but are not limited to) the following:

o Revision of tournament entry forms.

o Establishing tournament “fact sheets” – to include hotel information, venue information, local committee information, letters, or other information as it pertains to the championship.

o Distribution of entries and tournament information to players, provincial golf associations, website and Golf Canada Governors.

o Review duty rosters as prepared by the Duty Roster Selection Panel.

• Manage championship selection criteria, ensure it is posted on each tournament webpage and accessible to the public, and advise applicants of their acceptance and/or rejection into a championship.

2. Rules of Golf and Amateur Status 30%

• Manage all Rules of Golf educational materials, including (but not limited to) the following:

o Annual updates to PowerPoint presentations and supporting documentation.

o Exam reporting, including the creation of breakdowns and certificates for each participant.

• Provide administrative support in coordinating Rules of Golf seminars across the country to train and develop our national referees.

• Operational work in the field, as required, at various outside events as a member of the Local Rules Committee.

• Assist in the promotion and communication of the Rules of Golf and Amateur Status.

• Assist with administrative tasks (minutes, documents) for Golf Canada’s Rules and Amateur Status Committee and its subcommittees.

• Correspond with applicants for reinstatement to Amateur Status and ensure prompt communication is given regarding their application.

3. Other Duties 20%

• Inventory and equipment control. Responsibilities include (but are not limited to) the following:

o Ensure appropriate levels of tournament operational equipment are maintained.

o Procurement of tournament equipment, signage, supplies, gifting, prizing and related materials.

o Manage shipping requirements.

o Work cooperatively with the Professional Championships operations staff to utilize the entire Golf Canada equipment supply.

• Prepare travel itinerary each year and review with the Senior Manager, Amateur Championships and Rules.

• Prepare quantifiable goals/objectives each year and review with the Senior Manager, Amateur Championships and Rules.

• Work to ensure that the Amateur Championships and Rules department at Golf Canada provides:

o Prompt answers to all queries.

o Service to all members and the public.

o Conducts the highest level of tournaments for the enjoyment of all players and volunteers.

• Other duties as required.

REQUIRED SKILLS, KNOWLEDGE, & ABILITIES:

• Post-secondary degree/diploma in sport management, business, related field, or equivalent experience.

• Golf knowledge or experience is required. 

• Bilingual (English and French) is not required but is considered an asset.

• Willingness to travel for extended periods of time, is required.

• Valid Driver’s License (G class) required.

• Willingness to drive a truck and 12-foot trailer.

• Excellent verbal and written communication skills.

• Strong interpersonal skills.

• Ability to manage multiple priorities under time restrictions.

• Flexibility and demonstrated ability to be a team player. 

• Experience is event planning and operation is preferred. 

• Customer service experience is preferred. 

• High proficiency with Microsoft Office Suite (PowerPoint, Word, Excel).

NOTE: Golf Canada's regular hours of work are 40 hours per week, Monday to Friday, 8 hours a day and 5 days a week including a one-hour lunch. However, the demands of your position may mean that your hours of work will vary, may be irregular and will be the hours required to meet the objectives of your employment.  

APPLICATION DETAILS:

APPLICATION DETAILS:

Golf Canada - People and Culture

1333 Dorval Drive, Suite 1

Oakville, ON L6M 4X7

Apply via the Career Page link below

How to apply: Forward cover letter and resume to Career Page, NO PHONE CALLS PLEASE to the above contact by February 23rd, 2025. Golf Canada thanks all applicants but will contact only those who will be invited for an interview. Due to the nature of this position, there may also be some travel required and the need to work some weekends.

Our recruitment and selection procedures reflect our commitment to the safety and protection of children and youth across our programs. The successful candidate will be required to provide a satisfactory criminal check as a condition of employment. 

Golf Canada is dedicated to employment equity and fostering diversity within the workplace in order to build an inclusive workforce where all employees have the opportunity to reach their potential. Golf Canada provides equal employment opportunities to employees regardless of their gender, race, religion, age, ability, sexual orientation, or marital status. We offer a family-friendly environment that allows for flexible work arrangements to support staff diversity and ensure a healthy work-life balance. We value and promote a culture of diversity, equity, inclusion, and belonging. Should you require any accessibility-related accommodations or specific adjustments to ensure fair and equitable access throughout the recruitment and selection process, and thereafter, please reach out to the recruitment team by email. All information provided will be treated as confidential and used only to provide an accessible candidate experience.

OFFRE D’EMPLOI :

Titre : Coordonnateur, Championnats amateurs

Relève de : Gestionnaire principal, Championnats amateurs et règles

Lieu : Siège social de Golf Canada (hybride flexible, 2 jours et plus)

Poste : Permanent à plein temps

Date d’entrée en fonction souhaitée : mars 2025

Veuillez noter que dans le présent document, le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

SURVOL :

Le coordonnateur des championnats amateurs est une personne motivée et autonome qui sera un membre clé de l'équipe des championnats amateurs et des règles de Golf Canada. Le titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe pour aider à la tenue des championnats amateurs nationaux, y compris les épreuves de qualification amateur et professionnelles organisées par Golf Canada. Cette personne sera également chargée de fournir un soutien administratif pour la mise en œuvre du programme d'enseignement des règles de Golf Canada et l'administration de la réintégration d’athlètes au statut d'amateur.

PRINCIPALES TÂCHES :

1. Championnats amateurs 50 %

• Diriger les championnats inscrits au calendrier de compétitions de Golf Canada à titre de directeur de tournoi sur affectation. Cela comprend les championnats amateurs nationaux, les championnats NextGen ainsi que les épreuves de qualification amateur et professionnelles. Les responsabilités comprennent entre autres :

o Planifier au besoin les visites des sites hôtes en prévision des championnats.

o Collaborer avec les comités de championnat des clubs hôtes pour voir à ce que les exigences du tournoi, telles que décrites dans les manuels de tournois, soient satisfaites. 

o Assumer les responsabilités de directeur de tournoi de Golf Canada, telles que décrites dans les manuels de tournois.

o S’assurer que les comités du club hôte respectent le budget de championnat préautorisé et s’efforcer de trouver des commandites locales pour rehausser certains éléments du tournoi.

o Veiller à ce que les exigences en matière de bénévoles du club hôte, telles que décrites dans les manuels de tournois, soient comblées.

o Accomplir au besoin les tâches administratives liées au tournoi.

o Faire en sorte que les clubs hôtes respectent leurs obligations contractuelles.

o Voir à ce que les renseignements pertinents relatifs au tournoi soient acheminés aux demandeurs et aux joueurs.

o Assurer le soutien administratif à tous les bénévoles des championnats amateurs de Golf Canada.

• Formuler, revoir et réviser l’information relative aux championnats sur demande, notamment en accomplissant les tâches suivantes :

o Réviser les formulaires d’inscription aux tournois.

o Préparer les fiches d’information des tournois comprenant les itinéraires, les renseignements sur l’hébergement, des précisions sur le site et l’information sur le comité local, de même que les lettres et autres renseignements pertinents sur le championnat.

o Distribuer les formulaires d’inscription et les fiches d’information aux joueurs, aux associations provinciales, sur le site web et aux gouverneurs de Golf Canada.

o Réviser les tableaux de service préparés par le comité de sélection des tableaux de service.

• Administrer les critères de sélection des championnats en veillant à ce que ceux-ci soient affichés sur le site web de chaque tournoi et accessibles au grand public, et en avisant les demandeurs de l’acceptation ou du rejet de leur demande de participation aux championnats.

2. Règles du golf et statut d’amateur 30 %

• Gérer tout le matériel d’enseignement des Règles du golf en exécutant les tâches suivantes, entre autres :

o Mises à jour annuelles des exposés PowerPoint et des documents connexes.

o Rapports d’examens avec production de grilles d’évaluation pour chaque participant et de certificats d’attestation.

• Fournir du soutien administratif en coordonnant les séminaires d’enseignement des Règles du golf à travers le pays dans le but de former et de perfectionner nos arbitres nationaux.

• Travailler au niveau des opérations sur le terrain, au besoin, dans le cadre de divers évènements externes à titre de membre du comité des règles local.

• Aider à la promotion et à la diffusion des Règles du golf et du statut d’amateur.

• Aider aux tâches administratives (procès-verbaux, documents) en appui au Comité des règles et du statut d’amateur de Golf Canada et à ses sous-comités.

• Correspondre avec les demandeurs de réintégration au statut d’amateur et s’assurer qu’une réponse rapide soit envoyée au sujet de leur demande.

3. Autres tâches 20 %

• Contrôler l’inventaire d’équipement en assumant notamment les responsabilités suivantes :

o Voir à ce que des quantités adéquates d’équipement opérationnel de tournoi soient maintenues.

o Veiller à l’approvisionnement en équipement de tournoi, affiches, fournitures, prix et récompenses et autre matériel connexe.

o Gérer les exigences d’expédition et livraison.

o Coopérer avec le personnel des opérations des championnats professionnels pour utiliser efficacement tout l’inventaire d’équipement de Golf Canada.

• Préparer le calendrier et les itinéraires de voyage de chaque année, et confirmer auprès du gestionnaire des championnats amateurs et des règles.

• Dresser une liste d’objectifs quantifiables pour chaque année et confirmer auprès du gestionnaire des championnats amateurs et des règles.

• Travailler de manière à ce que le service des championnats amateurs et des règles de Golf Canada fournisse :

o des réponses rapides à toutes les demandes;

o des services aux membres et au grand public;

o l’organisation de tournois du niveau le plus élevé pour l’agrément de tous les concurrents et bénévoles.

• Autres tâches sur demande.

COMPÉTENCES REQUISES : 

• Diplôme d’études postsecondaires en gestion sportive ou d’affaires, ou autre domaine connexe, ou une combinaison d’études et d’expérience de travail pertinente.

• La connaissance ou l’expérience du golf est exigée.

• Le bilinguisme (anglais et français) est nécessaire.

• Disposition à voyager pour de longues périodes, au besoin.

• Permis de conduire (camion) valide.

• Capacité et volonté de conduire un camion-remorque de 12 pieds.

• Excellentes compétences en communication verbale et écrite

• Fortes aptitudes relationnelles.

• Capacité de gérer diverses priorités dans les délais prescrits.

• Souplesse et capacité avérée de travailler en équipe.

• Expérience souhaitable en planification et tenue d’évènements.

• Expérience souhaitable en service à la clientèle.

• Maîtrise avérée de la Suite Office (PowerPoint, Word, Excel).

NOTE : L’horaire normal de travail chez Golf Canada est de 40 heures par semaine, du lundi au vendredi, soit huit (8) heures par jour, cinq (5) jours par semaine, pause-repas d’une heure comprise. Cependant, les exigences du poste peuvent se traduire par un horaire variable, peut-être irrégulier, pour répondre aux objectifs de l’emploi.

CANDIDATURES : 

Golf Canada – Personnes et culture

1333 Dorval Drive, Suite 1 

Oakville, ON L6M 4X7 

Soumettre les candidatures via le lien à la page des carrières ci-dessous.

Veuillez soumettre votre lettre de présentation et votre curriculum vitae par le truchement de notre page des Carrières d’ici le 23 fevrier 2025 – PAS D’APPELS S’IL VOUS PLAÎT. Golf Canada remercie tous les postulants mais ne contactera que les candidats qui seront invités en entrevue. Étant donné la nature de ce poste, certains voyages et déplacements pourraient être nécessaires, de même que le travail certains week-ends.

Nos procédures de sélection et de recrutement témoignent de notre engagement à assurer la protection et la sécurité des enfants et des jeunes dans tous nos programmes. Le candidat retenu devra fournir une attestation de vérification des dossiers criminels satisfaisante comme condition de son embauche. 

Golf Canada est déterminée à favoriser l’équité en matière d’emploi et à promouvoir la diversité dans le milieu de travail afin de constituer une main-d’œuvre inclusive où tous les employés ont la possibilité de réaliser leur potentiel. Golf Canada offre des chances égales d’emploi à ses employés, quels que soient leur genre, leur race, leur religion, leur âge, leurs capacités, leur orientation sexuelle ou leur état matrimonial. Nous offrons un environnement favorable à la famille qui permet des arrangements de travail flexibles afin de soutenir la diversité du personnel et d’assurer un équilibre sain entre le travail et la vie privée. Nous valorisons et favorisons une culture de la diversité, de l’équité, de l’inclusion et de l’appartenance. Si vous avez besoin d’aménagements liés à l’accessibilité ou d’ajustements spécifiques pour garantir un accès juste et équitable tout au long du processus de recrutement et de sélection, ainsi que par la suite, veuillez contacter l’équipe de recrutement par courriel. Tous les renseignements fournis seront traités de manière confidentielle et utilisés uniquement dans le but d’offrir aux candidats une expérience accessible.