POSITION DESCRIPTION

Title: Coordinator, Digitization and Collections

Reports to: Director, Heritage Services

Location: Golf Canada Head Office

Status: Contract – 6 months

Ideal Start Date: March 2025

End Date: August/September 2025

OVERVIEW:

Golf Canada is the National Sports Federation and governing body for golf in Canada representing more than 319,000 golfers and 1,435 member clubs across the country. A proud member of the Canadian Olympic Committee, Golf Canada’s mission is to be a world leader in golf. For more information about what Golf Canada is doing to support golf in your community, visit www.golfcanada.ca.

This 6-month contract position will be responsible for digitizing photographs within our collection and imputing the data into our collections management software.

PRIMARY DUTIES:

1. Digitization 50%

• Photographing artifacts

• Scanning images (slides, negatives, prints)

• Uploading images to our online photo system and accurately providing metadata

2. Collections 50%

• Accession artifacts into our collections management software

• Store items appropriately using best handling methods

• Assist in managing the trophies for Golf Canada’s competitions

• Work with the library, archival, A/V and artifact collections

OTHER DUTIES:

• Staff external events/exhibits (i.e. RBC Canadian Open) and provide trophy support

• Must be able to prioritize activities based on internal requests for information

• Research requests

REQUIRED SKILLS, KNOWLEDGE, & ABILITIES:

• Must be able to work on ones own 

• Repetition of tasks

• Monitor output and ensure accuracy

• Must be proficient in editing/correcting images (ie, photoshop)

• Data entry into collections management system (InMagic, Argus, etc.)

• Time management

• Experience working with a mixed collection

• No prior golf knowledge required but is considered an asset

NOTE: The Golf Canada's regular hours of work are 40 hours per week, namely Monday to Friday, 8 hours a day and 5 days a week including a one-hour lunch. However, the demands of your position may mean that your hours of work will vary, may be irregular and will be the hours required to meet the objectives of your employment.  

Golf Canada is committed to a working environment which is free from discrimination and harassment and is inclusive and respectful of individual differences and strengths.

APPLICATION DETAILS:

Golf Canada - People and Culture

1333 Dorval Drive, Suite 1

Oakville, ON L6M 4X7

Apply via Career Page link below

How to apply: Forward cover letter and resume to Career Page, NO PHONE CALLS PLEASE to the above contact by January 19, 2025. Golf Canada thanks all applicants but will contact only those who will be invited for an interview. Due to the nature of this position, there may also be some travel required and the need to work some weekends.

Our recruitment and selection procedures reflect our commitment to the safety and protection of children and youth across our programs. The successful candidate will be required to provide a satisfactory criminal check as a condition of employment. 

Golf Canada is dedicated to employment equity and fostering diversity within the workplace in order to build an inclusive workforce where all employees have the opportunity to reach their potential. Golf Canada provides equal employment opportunities to employees regardless of their gender, race, religion, age, ability, sexual orientation, or marital status. We offer a family-friendly environment that allows for flexible work arrangements in order to support staff diversity and ensure a healthy work-life balance. We value and promote a culture of diversity, equity, inclusion, and belonging. Should you require any accessibility related accommodations or specific adjustments to ensure fair and equitable access throughout the recruitment and selection process, and thereafter, please reach out to the recruitment team by email. All information provided will be treated as confidential and used only to provide an accessible candidate experience.

OFFRE D’EMPLOI : 

Titre : Coordonnateur, numérisation et collections

Relève de : Directrice, Services du patrimoine

Lieu : Siège social de Golf Canada

Poste : Contrat de 6 mois

Date d’entrée en fonction prévue : Mars 2025

Date de fin d’emploi : Août/septembre 2025

Veuillez noter que, dans le présent document, le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

SURVOL :

Golf Canada est la fédération sportive nationale et l’organisme directeur du golf au Canada, représentant plus de 319 000 golfeurs et 1 435 clubs membres dans tout le pays. Fière membre du Comité olympique canadien, Golf Canada a pour mission d’être un chef de file mondial du golf. Pour en savoir plus sur ce que fait Golf Canada pour le golf dans votre collectivité, visitez www.golfcanada.ca.

This 6-month contract position will be responsible for digitizing photographs within our collection and imputing the data into our collections management software.

PRINCIPALES TÂCHES :

1. Numérisation 50 %

• Photographier des objets de collection

• Scanner des images (diapos, photos, négatifs, imprimés, etc.)

• Téléverser des images dans notre banque de photos en ligne et y ajouter les métadonnées.

2. Collections 50 %

• Cataloguer les objets de la collection dans notre logiciel de gestion des collections.

• Entreposer les objets correctement grâce aux meilleures méthodes de manutention.

• Aider à la gestion des trophées pour les compétitions de Golf Canada.

• Travailler avec les collections de la bibliothèque, des archives, de l’audiovisuel et des artéfacts. 

AUTRES TÂCHES :

• Préposé aux évènements/expositions à l’extérieur (Omnium canadien RBC, etc.) et assurer le soutien des trophées.

• Doit être capable de prioriser ses activités en fonction des demandes internes d’information.

• Effectuer des recherches sur demande.

COMPÉTENCES REQUISES : 

• Capacité de travail autonome.

• Attention aux détails malgré le caractère répétitif des tâches.

• Surveiller la production et en assurer l’exactitude et la précision.

• Maîtrise la correction et la modification d’images (Photoshop, etc.).

• Capacité d’entrer des données dans un logiciel de gestion des collections (InMagic, Argus, etc.).

• Capacité de gestion de son temps et des priorités.

• Expérience de travail avec une collection variée.

• La connaissance du golf n’est pas requise mais est un atout.  

Remarque : L’horaire normal de travail chez Golf Canada est de 40 heures par semaine, du lundi au vendredi, soit huit (8) heures par jour, 5 jours par semaine, pause-repas d’une heure comprise. Cependant, les exigences du poste peuvent se traduire par un horaire variable, peut-être irrégulier, pour répondre aux objectifs de l’emploi.

Golf Canada s’engage à assurer un environnement de travail sans aucune discrimination ni harcèlement, inclusif et respectueux des différences et des forces individuelles.

CANDIDATURES : 

Golf Canada – Personnes et culture 

1333 Dorval Drive, Suite 1 

Oakville, ON L6M 4X7 

Soumettre les candidatures via le lien à la page des carrières ci-dessous.

Faites parvenir votre lettre de présentation et votre curriculum vitæ seulement à la Page des carrières – PAS D’APPELS SVP – d’ici le 19 janvier 2025. Golf Canada remercie tous les postulants mais ne contactera que les candidats qui seront invités en entrevue. Étant donné la nature du poste, il se peut aussi que certains voyages soient nécessaires, de même que du travail certains week-ends.

Nos procédures de recrutement et de sélection reflètent notre engagement en faveur de la sécurité et de la protection des enfants et des jeunes dans l’ensemble de nos programmes. Le candidat retenu devra se soumettre à une vérification satisfaisante de ses antécédents judiciaires comme condition d’embauche.

Golf Canada se voue à l’équité en matière d’emploi et à la promotion de la diversité dans le milieu de travail afin de créer une main-d’œuvre inclusive où tous les employés ont la possibilité de réaliser leur potentiel. Golf Canada offre des chances égales d’embauche aux personnes, quels que soient leur sexe, leur race, leur religion, leur âge, leurs capacités, leur orientation sexuelle ou leur état matrimonial. Nous offrons un environnement favorable à la famille qui permet des arrangements de travail flexibles afin de soutenir la diversité du personnel et d’assurer un équilibre sain entre le travail et la vie privée. Nous valorisons et faisons la promotion d’une culture de la diversité, de l’équité, de l’inclusion et de l’appartenance. Si vous avez besoin d’aménagements liés à l’accessibilité ou d’ajustements spécifiques pour garantir un accès juste et équitable tout au long du processus de recrutement et de sélection, ainsi que par la suite, veuillez contacter l’équipe de recrutement par courriel. Tous les renseignements fournis seront traités de manière confidentielle et utilisés uniquement dans le but d’offrir aux postulants une expérience de candidature accessible.