Coordinator, People and Culture (June 2025)

hybrid
Oakville (relocation to Caledon December 2025), Ontario, Canada .
full-time . May 16, 2025

Description

OPPORTUNITY:

Title: Coordinator, People and Culture

Reports to: Manager, People and Culture

Location: Golf Canada Head Office

Status: Full-Time (Flexible Hybrid 2+ days)

Ideal Start Date: June 2025

PRIMARY DUTIES:

Recruitment (40%)

Administer Internship Program for Golf Canada.
Work with hiring managers to assist with full-cycle recruitment of all internship positions.
Assist hiring managers by facilitating full-time recruitment as required.
Maintain recruitment records and communications for an excellent candidate experience.
Oversee records of all job descriptions, job postings, and job boards.
Conduct research and provide recommendations to enhance equitable and inclusive recruitment practices and create more diverse applicant pools.
Participate in recruitment programs (virtual/in-person) such as school career fairs, etc.
Assist with orientation programs and onboarding of all new staff and interns.
Ensure the flow of information during the onboarding process is accurate and efficient between other areas of the business.
Coordinate the Canada Summer Jobs Grant application process.

Human Resource Information System (40%)

Uphold the integrity of the P&C profession by handling all personnel information in a confidential and discreet manner at all times
Maintain all employee information in Humi for various reporting needs.
Implement new modules and integrate current manual processes and workflows into the electronic HRIS system.
Administer new employee information and existing employee files in Humi.
Ensure timely review, sign-off, renewals, and record keeping of all required policies:
Employee Handbook, Code of Conduct & Ethics, Drug and Alcohol Policy, and other policies as required
Ensure timely completion of all required training for staff and volunteers:
Health and Safety Worker/Supervisor Training, AODA Compliance Training, EDI-Learning Training, RESPECT in the Workplace Training, RESPECT Training for Activity Leaders, Cyber Security Training, Safe Sport Training, First Aid Training, Fork Lift Training, and other training as required.
Track, report and administer all staff screening records as required, to ensure compliance.
Assist with reviewing and auditing policies and procedures to ensure all elements are reflected in our day-to-day practices as required by our policies and any gaps that may exist.
Assist with implementing new training requirements (i.e. Safe Sport, etc.).
Assist the P&C manager and payroll director by communicating staff changes on a bi-weekly basis.
Review time off on a monthly basis for tracking purposes.

Other (20%)

Participate as an active member/Co-Chair of the Social Committee leading budget oversight.
Support with other committee-related work as required (i.e. EDI Advisory Committee, Health and Safety Committee, etc.)
Front desk duties as required
Special assignments and projects as required (i.e. RBCCO/CPCKWO tournament week, employee recognition programs, etc.)

REQUIRED SKILLS, KNOWLEDGE, & ABILITIES:

Post-secondary degree in Human Resources, Business Administration, or related discipline.
Excellent verbal and written communication skills
Strong interpersonal skills and the ability to network and build relationships effectively.
Team player, able to work effectively with others on a diverse team.
Strong attention to detail, time management, and the ability to self-motivate.
Ability to work effectively under pressure in fast-paced environments.
Working towards CHRP designation is considered an asset.
Experience working with HRIS (Humi and ADP) is considered an asset.
Bilingual (English and French) is considered an asset.
Passion for sport is considered an asset.
Golf knowledge or experience is not required but a willingness to learn.

APPLICATION DETAILS:

Golf Canada - People and Culture

1333 Dorval Drive, Suite 1

Oakville, ON L6M 4X7

Apply via Career Page link below

How to apply: Forward cover letter and resume to Career Page, NO PHONE CALLS PLEASE to the above contact by June 1, 2025. Golf Canada thanks all applicants but will contact only those who will be invited for an interview. Due to the nature of this position, there may also be some travel required and the need to work some weekends.

Our recruitment and selection procedures reflect our commitment to the safety and protection of children and youth across our programs. The successful candidate will be required to provide a satisfactory criminal check as a condition of employment.

Golf Canada is dedicated to employment equity and fostering diversity within the workplace in order to build an inclusive workforce where all employees have the opportunity to reach their potential. Golf Canada provides equal employment opportunities to employees regardless of their gender, race, religion, age, ability, sexual orientation, or marital status. We offer a family-friendly environment that allows for flexible work arrangements in order to support staff diversity and ensure a healthy work-life balance. We value and promote a culture of diversity, equity, inclusion, and belonging. Should you require any accessibility related accommodations or specific adjustments to ensure fair and equitable access throughout the recruitment and selection process, and thereafter, please reach out to the recruitment team by email. All information provided will be treated as confidential and used only to provide an accessible candidate experience

Golf Canada’s core values are “Fun, Excellence, Inclusion, Respect, Accountability” and while these are included in each employee’s offer of employment and annual employment letters, these core values are also an integral part of the Golf Canada’s recruitment, hiring and annual review process.

Golf Canada is committed to providing accessible employment practices that are in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (‘AODA’). If you require accommodation during any stage of the recruitment process, please notify Human Resources at 905-849-9700.

OFFRE D’EMPLOI :

Titre : Coordonnateur, Personnes et culture

Relève de : Gestionnaire, Personnes et culture

Lieu : Siège social de Golf Canada

Poste : Permanent à plein temps (hybride flexible, 2 jours et plus)

Date d’entrée en fonction souhaitée: Juin 2025

Veuillez noter que dans le présent document, sauf indication contraire, le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

PRINCIPALES TÂCHES :

Recrutement: (40%)

Administrer le programme de stages de Golf Canada.
Collaborer avec les gestionnaires qui embauchent pour les aider dans le cyclecomplet de recrutement à tous les postes de stagiaires.
Aider les gestionnaires qui embauchent en facilitant le recrutement d’employés à temps plein au besoin.
Tenir à jour les dossiers de recrutement et gérer les communications pour une excellente expérience de candidat.
Superviser tous les dossiers de descriptions de postes, d’offres d’emploi et de tableaux d’affichage d’emplois.
Effectuer des recherches et formuler des recommandations afin d’améliorer les pratiques de recrutement équitables et inclusives, et de créer des bassins de candidats plus diversifiés.
Participer aux programmes de recrutement (virtuel/en personne) tels que les salons de l’embauche des établissements d’enseignement, etc.
Aider à l’exécution des programmes d’orientation et à la socialisation organisationnelle de tous les nouveaux employés et stagiaires.
Veiller à ce que le flux d’information pendant le processus de socialisation organisationnelle soit exact et efficace entre les divers services de l’organisation.
Coordonner le processus de demande de Contribution salariale d’Emploi d’été Canada (EEC).

Systèmes d’information des ressources humaines (40%)

Soutenir l’intégrité de la profession en traitant toutes les informations relatives au personnel de manière confidentielle et discrète en tout temps.
Tenir à jour toute l’information relative aux employés dans le système Humi pour répondre aux divers besoins de reddition de comptes.
Mettre en œuvre les nouveaux modules et intégrer les processus manuels et flux de travail actuels au système informatique HRIS.
Administrer les renseignements sur les nouveaux employés et les dossiers des employés existants dans le système Humi.
Voir à la révision, à l’approbation, au renouvellement et à la mise à jour des politiques pertinentes en temps opportun :
Manuel des employés, Code de conduite et d’éthique, Politique en matière de drogue et d’alcool et toute autre politique au besoin.
Veiller à ce que toutes les formations exigées des employés et des bénévoles soient suivies et terminées en temps opportun :
Formation en santé et sécurité des travailleurs/superviseurs, Formation de conformité à l’AODA, Formation DÉI, Formation RESPECT au travail, Formation RESPECT pour leaders d’activités, Formation à la cybersécurité, Formation à la sécurité dans le sport, Formation aux premiers soins, Formation à l’opération de chariots élévateurs et toute autre formation au besoin.
Administrer tous les dossiers de vérification des antécédents du personnel, en assurer le suivi et les comptes rendus au besoin, pour garantir le respect des exigences.
Aider à l’examen et à la vérification des politiques et procédures pour s’assurer que tous les éléments se traduisent dans nos pratiques au jour le jour comme l’exigent nos politiques et que toute lacune éventuelle est corrigée.
Aider à la mise en œuvre des nouvelles exigences en matière de formation (p. ex., Sécurité dans le sport, etc.).
Aider au travail du gestionnaire, personnes et culture, et du directeur de la paie en leur communiquant tout changement de personnel aux deux semaines.
Examiner les congés sur une base mensuelle à des fins de suivi.

Autres tâches (20%)

Participer en tant que membre actif et coprésident du Comité social, diriger la supervision du budget.
Assurer le soutien de toute autre tâche liée à des comités, au besoin (p. ex., Comité conseil sur la DÉI, Comité de santé et sécurité, etc.).
Travailler à la réception sur demande.
Affectations et projets spéciaux (p. ex., semaines de tournoi OCRBC/OFCPKC, programme de reconnaissance des employés, etc.).

COMPÉTENCES REQUISES :

Diplôme d’études postsecondaires en gestion des ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
Fortes aptitudes interpersonnelles, capacité de réseauter et de tisser des relations efficacement.
Joueur d’équipe capable de travailler avec les autres au sein d’une équipe diversifiés.
Profond souci du détail et de la gestion du temps, et capacité avérée d’auto-motivation.
Capacité de travailler efficacement sous pression dans un environnement au rythme accéléré.
La poursuite d’un titre CRHA/CHRL est un atout.
Expérience de travail avec les SIRH (ADP, HUMI) est un atout.
Le bilinguisme est un atout.
La passion su sport est un atout.
La connaissance ou l’expérience du golf n’est pas nécessaire, mais la volonté de l’apprendre est un atout.

CANDIDATURES :

Golf Canada – Personnes et culture

1333 Dorval Drive, Suite 1

Oakville, ON L6M 4X7

Soumettre les candidatures via le lien à la page des carrières ci-dessous.

Veuillez soumettre votre lettre de présentation et votre curriculum vitae par le truchement de notre page des Carrières d’ici le 1 juin 2025 – PAS D’APPELS S’IL VOUS PLAÎT. Golf Canada remercie tous les postulants mais ne contactera que les candidats qui seront invités en entrevue. Étant donné la nature de ce poste, certains voyages et déplacements pourraient être nécessaires, de même que le travail certains week-ends.

Nos procédures de sélection et de recrutement témoignent de notre engagement à assurer la protection et la sécurité des enfants et des jeunes dans tous nos programmes. Le candidat retenu devra fournir une attestation de vérification des dossiers criminels satisfaisante comme condition de son embauche.

Golf Canada est déterminée à favoriser l’équité en matière d’emploi et à promouvoir la diversité dans le milieu de travail afin de constituer une main-d’œuvre inclusive où tous les employés ont la possibilité de réaliser leur potentiel. Golf Canada offre des chances égales d’emploi à ses employés, quels que soient leur genre, leur race, leur religion, leur âge, leurs capacités, leur orientation sexuelle ou leur état matrimonial. Nous offrons un environnement favorable à la famille qui permet des arrangements de travail flexibles afin de soutenir la diversité du personnel et d’assurer un équilibre sain entre le travail et la vie privée. Nous valorisons et favorisons une culture de la diversité, de l’équité, de l’inclusion et de l’appartenance. Si vous avez besoin d’aménagements liés à l’accessibilité ou d’ajustements spécifiques pour garantir un accès juste et équitable tout au long du processus de recrutement et de sélection, ainsi que par la suite, veuillez contacter l’équipe de recrutement par courriel. Tous les renseignements fournis seront traités de manière confidentielle et utilisés uniquement dans le but d’offrir aux candidats une expérience accessible.

Les valeurs fondamentales de Golf Canada sont « le plaisir, l’excellence, l’inclusion, le respect, l’imputabilité ». Ces valeurs de base, qui s’incarnent dans les offres d’emploi et lettres d’embauche annuelles de tous les employés, font partie intégrante des politiques de recrutement et d’embauche de Golf Canada, ainsi que du processus de révision annuelle.

Golf Canada a pris l’engagement de maintenir des pratiques d’emploi respectueuses des normes d’accessibilité énoncées dans la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement, veuillez en aviser les Ressources humaines au 905-849-9700.

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